Archivierungssystem ArchivPro

Bei Archiv^Pro handelt es sich um ein elektronisches Archivierungsprogramm, das speziell für Mercedes-Benz Autohäuser entwickelt worden ist.

Im Vordergrund der Entwicklungsphilosophie standen dabei zwei Aspekte:

• Die anwenderfreundliche Anzeige sämtlicher Informationen, die die Mitarbeiter täglich und zeitnah zum Erfüllen ihrer Aufgaben im Autohaus benötigen sowie die
• Einspareffekte durch den Wegfall von Druck-, Ablage- und Aufbewahrungskosten.

Hierdurch ergeben sich für die bisher zeitintensiven Recherchen erhebliche Zeitersparnisse. Außerdem wird die Qualität interner und damit auch externer, d.h. an den Kunden gerichteter Prozesse, optimiert.

Funktionalitäten

Es werden alle wichtigen Dokumente aus der Serviceabwicklung sowie der Finanzbuchhaltung automatisch archiviert und indiziert. Des Weiteren kann man Schadensbilder und andere Dokumente einem Auftrag oder Fahrzeug zuordnen.

Weiterhin werden die offenen Aufträge angezeigt mit Statusmeldungen aus der Zeiterfassung Daky sowie Teilelieferungen und Probedrücke. Außerdem wird auf die technischen Termine hingewiesen.

Es können Aufträge und Lieferantenrechnungen gescannt werden.

Sämtliche gespeicherte Daten stehen in einer SQL-Datenbank zur Verfügung. Ein übersichtliches und anwenderfreundliches Menü gestattet die Durchführung umfangreicher Selektionen und Recherchen.

Anwendungsbeispiele für:

Serviceberater / Serviceassistenten/-innen:

• Nachträgliche Einsicht in Rechnungen, Garantieanträge o.ä., u.a. zur Beantwortung von Kundenanfragen am Telefon, in der Serviceberatung oder Reklamationsabwicklung.

Teilevertrieb:

• Teile-Recherche durch Eingabe der Teilenummer: Das System zeigt für einen definierten Zeitraum sämtliche Rechnungen/ Gutschriften/ Stornos/ Kostenvoranschläge/ Garantien an, bei denen dieses Teil fakturiert wurde.

Fakturierung:

• Kunde ruft an und reklamiert einzelne Rechnungspositionen: sofortige Anzeige sämtlicher auf den Kunden erstellten Rechnungen, Gutschriften, Stornos im Originalbild.
• Vermeidung der Erstellung von doppelten Gutschriften. Sollte zu einer Rechnung bereits eine Gutschrift erstellt sein und auf der Gutschrift der Hinweis zur Rechnung vermerkt sein (Rechnungsnummer), wird dies in der Fahrzeug-, Auftrags- und Rechnungsübersicht angezeigt.
• Abspeichern von Fotos zu Unfall-, Karosseriegarantieaufträgen und Abruf der Fotos unter der Auftragsnummer. Das Zwischenspeichern der Fotos bis zur Auftragseröffnung wird unter Fahrzeugkennzeichen vorgenommen.
• Bessere Kontrolle als in Fibu zur Vermeidung von Doppelanlagen von Kunden durch Volltext-Recherche.
• Unsicherheit, ob bestimmte Leistungen verrechnet wurden: Recherche durch Anzeigen von Aufträgen/Rechnungen.
• Bei der Suche nach Kundennummer werden alle vereinbarten Rabatte, Sonderpreise, Absprachen, usw. angezeigt.

Buchhaltung:

• Schnelle Anzeige der relevanten Rechnungen, z.B. bei Kundenanrufen nach Mahnlauf wg. nach Aussage des Kunden nicht vorliegender Rechnung. Sofortige Anzeige der Rechnung auf dem Bildschirm und direkte Versandmöglichkeit mit dem Fax-Server und/oder als E-Mail mit pdf-Anlage als Original-Bild an den Kunden.
• Klärung von Unklarheiten durch übersichtliche Darstellung sämtlicher an den Kunden fakturierten Rechnungen, Gutschriften und Stornos.
• Beschaffung zusätzlicher Infos beim Buchen von Bankbelegen bei Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können (z.B. Versand einer Rechnung, die noch am gleichen Tag storniert wurde und auf dem Konto nicht ersichtlich ist).
• Bei umfangreichen Debitorenkonten Vorteil der Selektion nach Fahrzeugkennzeichen zum Nachvollziehen von bestimmten Vorgängen.

Service Leitung / Kaufmännische Leitung:

• Diverse Controlling-Möglichkeiten z.B. bei Gutschriften in Verbindung mit den dazugehörigen Rechnungen, Garantie (Häufigkeit von Arbeitsposition).