Archivsystem ArchivPro (Vorabdokumentation)

Unser ArchivPro - Archivierungssystem hilft Ihnen, die tägliche Papierflut und die Dokumentenarchivierung mit einfachen Mitteln in den Griff zu bekommen.

ArchivPro fängt alle Ausdrucke Ihres AlphaPlus / BasisLine Serviceprogramms ab, analysiert den Inhalt und speichert ihn in einer MySQL - Datenbank. Hierbei werden alle Servicebelege erkannt und entsprechend der Bedeutung katalogisiert.

ArchivPro übernimmt auch die Kunden- und Fahrzeugdatenbank von AlphaPlus / BasisLine und stellt Querverbindungen zwischen Kunde, Fahrzeug und Dokumenten her. Alle Abläufe, die sich im Lauf der Zeit ergeben, werden so gespeichert, dass sie über einfache Abfragen der Kundennummer, des KFZ - Kennzeichens, des Kundennamens, der Fahrgestellnummer oder einfach über Volltextsuche die gesamten jeweiligen Vorgänge inklusive aller gespeicherten Dokumente im direkten Zugriff auf dem Bildschirm haben. Diese Dokumente lassen sich innerhalb des Archivsystems zwischen Sachbearbeitern zur Weiterverarbeitung weiterleiten, alle Schritte werden dann wieder entsprechend zugeordnet und aufgelöst.

ArchivPro ist modular aufgebaut. Das Grundsystem erlaubt die normale Dokumentenarchivierung (alles was im AlphaPlus / BasisLine - System gedruckt wird, sowie Schadensbilder für Garantie und Unfallmanagement), alle Suchmöglichkeiten sind vorhanden. Die weiteren Module:

• Zusätzlich ist es möglich, eingegangene Dokumente, also Briefverkehr, Angebote usw. über einen Scanner in das Archiv zu übermitteln. (Scannermodul)
  Der Scan erfolgt auf einem beliebigen Windows - PC mit Scanneranschluss. Der Scan wird auf ein frei gegebenes Laufwerk des Archivrechners gespeichert und automatisch im Stapel verarbeitet, ohne dass weitere Nutzereingriffe notwendig sind. Die Dokumente werden mit einem Barcode Aufkleber versehen und sind über dieses Merkmal erkennbar und zuordenbar. Das Scanmodul erfordert eine Lizenz zur Barcode Erkennung. Zur Volltextsuche muss zusätzlich das OCR - Texterkennungsmodul erworben werden.
• Die zusätzliche OCR - Texterkennung in Verbindung mit einer Barcode - Identifikationsmethode erlaubt dann die genaue Zuordnung des Dokuments. (Texterkennungsmodul)
  Diese Funktion speichert zusätzlich zum Abbild des Originaldokuments noch den Dokumententext. So kann über die Volltextsuche praktisch jedes Dokument wieder gefunden werden. Zusätzliche  Suchabfragen über "reguläre Ausdrücke"  können über Mustererkennung weitere Texte finden, die über eine normale Abfrage nicht auffindbar sind.
• Die Archiverweiterung "Management" (in Vorbereitung)
  Ermöglicht die Übernahme eigener Dokumente, z. B. E-Mails, Reklamationen, Schriftverkehr in das Archivsystem. Somit können parallel zu den automatisch erfassten Belegen weitere Dokumente den bereits gespeicherten hinzugefügt werden.
• Die Archiverweiterung "FIBU"
  Lieferantenrechnungen können eingescannt werden, danach kann ein Workflow gestartet werden, der von der Inhaltsprüfung bis zu Überweisungsvorschlägen geht.
• Die Archiverweiterung "Zeiterfassung" (in Vorbereitung)
  In diesem Zusatzmodul kann das Archivsystem zu Kundenaufträgen noch alle gestempelten Zeiten beisteuern, es werden die Monteure, die die Arbeiten durchgeführt haben mit allen notwendigen Daten in Tabellenform ausgegeben. So lassen sich jederzeit alle Zusammenhänge eines Auftrags lückenlos nachvollziehen. Voraussetzung für dieses Modul ist der Einsatz unseres Produkts "DakyPro" in der MySQL - Datenbankversion. In zukünftigen Versionen wird es hier möglich sein, über den Webbrowser Zeiterfassungsfunktionen direkt aufzurufen.

ArchivPro ist sicher. Das Archiv wird über ein abgeschlossenes Linux - System betrieben. Der entsprechende Rechner mit RAID - System kann über uns bezogen werden. Der Rechner wird vollständig bei AZE GmbH vorkonfiguriert und nach den Kundenspezifikationen eingestellt.

Alle Daten sind vollständig vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Über eine genaue Zuordnung der erlaubten Zugriffe können Benutzern genau dosierte Rechte eingeräumt werden. Über die integrierte Fernwartung haben Sie die Sicherheit, dass im Problemfall sofort und unmittelbare Hilfe zur Verfügung steht. ArchivPro setzt einen Fernwartungszugang über VPN voraus. Gegebenenfalls müssen Sie den notwendigen Router separat erwerben. ArchivPro wird nur zusammen mit einem Wartungsvertrag verkauft, da durch die erhöhte Sicherheitsstufe eine Wartung nur durch AZE GmbH möglich ist.

ArchivPro ist einfach zu bedienen. Mit dem Standard - Internetbrowser Ihres Betriebssystem ist das Archivsystem einfach durch Eingabe der lokalen Serveradresse zu erreichen. Nach der Anmeldung an das System hat der Benutzer, je nach seinen Rechten eine entsprechende Abfragemaske bzw. entsprechende Menüstrukturen vor sich. Die intuitive Art der Bedienung setzt einen sehr geringen Schulungsbedarf voraus.

ArchivPro ist schnell. Mit der schon bei DakyPro bewährten SQL - Datenbank MySQL sind blitzschnelle Zugriffe möglich. Gleichzeitig ist der Anschaffungspreis sehr gering (siehe hierzu die Preisliste)

Hier beispielhaft einige Bilder:

Abbildung: Startbildschirm (beispielhaft) nach der Anmeldung

Abbildung: Menü Verkauf/Service

Abbildung: Suche nach Kunden - Namen, alle bisherigen Vorgänge werden angezeigt.

Abbildung: Aufruf Fahrgestellnummer ergibt weitere Anzeige...